Steuerliche Risiken vermeiden: Was Unternehmer über Betriebsprüfungen und steuerliche Prüfungen wissen müssen
- Achim Schulte-Austum
- 10. März
- 4 Min. Lesezeit
Unternehmen in Deutschland unterliegen verschiedenen steuerlichen Kontrollmechanismen. Neben der klassischen Betriebsprüfung gibt es eine Reihe weiterer Prüfungsformen, die steuerliche Risiken offenlegen können. Eine gute Vorbereitung, transparente Buchführung und die Kenntnis der rechtlichen Grundlagen sind entscheidend, um steuerliche Risiken zu minimieren.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten steuerlichen Prüfungsarten, die gesetzlichen Grundlagen sowie relevante Rechtsprechung und zeigt auf, wie Unternehmer sich optimal vorbereiten können.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Die Betriebsprüfung – gesetzlich als Außenprüfung bezeichnet – ist in den §§ 193 bis 203 der Abgabenordnung (AO) geregelt. Sie dient der umfassenden Überprüfung der steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens durch die Finanzverwaltung.
Nach § 193 Abs. 1 AO sind Außenprüfungen insbesondere bei Steuerpflichtigen zulässig, die einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind.
Die Prüfung erfolgt regelmäßig beim Steuerpflichtigen selbst oder bei dessen steuerlichem Berater und umfasst typischerweise mehrere Veranlagungszeiträume.
Typische Prüfungsgegenstände sind:
Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
Umsatzsteuerliche Sachverhalte
Gewinnermittlung
Lohnsteuer
Der Prüfungszeitraum wird durch eine Prüfungsanordnung gemäß § 196 AO festgelegt.
Welche steuerlichen Prüfungsarten gibt es?
Neben der klassischen Betriebsprüfung existieren weitere Prüfungsformen der Finanzverwaltung.
Prüfungsart | Rechtsgrundlage | Gegenstand |
Betriebsprüfung (Außenprüfung) | §§ 193–203 AO | Gesamtprüfung der steuerlichen Verhältnisse |
Umsatzsteuer-Sonderprüfung | § 193 AO | Fokus auf Umsatzsteuer |
Lohnsteuer-Außenprüfung | § 42f EStG | Prüfung der Lohnsteuer |
Kassen-Nachschau | § 146b AO | Unangekündigte Prüfung von Kassensystemen |
Umsatzsteuer-Nachschau | § 27b UStG | Kurzprüfung der Umsatzsteuer |
Besonders relevant für viele Unternehmen ist die Kassen-Nachschau nach § 146b AO, die seit 2018 möglich ist und ohne vorherige Ankündigung erfolgen kann.
Welche Rechte und Pflichten bestehen während einer Betriebsprüfung?
Während einer Betriebsprüfung bestehen sowohl Mitwirkungspflichten als auch Schutzrechte für Steuerpflichtige.
Mitwirkungspflichten
Nach § 200 Abs. 1 AO sind Steuerpflichtige verpflichtet,
Auskünfte zu erteilen,
Unterlagen vorzulegen,
elektronische Daten zugänglich zu machen.
Die Finanzverwaltung kann dabei auf digitale Buchhaltungsdaten zugreifen. Grundlage hierfür sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Rechte des Steuerpflichtigen
Steuerpflichtige haben unter anderem das Recht auf:
Bekanntgabe einer Prüfungsanordnung (§ 196 AO)
Schlussbesprechung (§ 201 AO)
rechtliches Gehör vor Änderungen von Steuerbescheiden
Welche Bedeutung hat die digitale Betriebsprüfung?
Die Digitalisierung der Buchführung hat die Prüfungsintensität deutlich erhöht. Prüfer können elektronische Daten direkt analysieren und automatisierte Auswertungen durchführen.
Welche Risiken entstehen bei einer Betriebsprüfung?
Betriebsprüfungen führen häufig zu steuerlichen Mehrergebnissen. Ursachen sind insbesondere:
formelle Mängel in der Buchführung
nicht ordnungsgemäße Kassenführung
unvollständige Dokumentation
fehlerhafte Umsatzsteuerbehandlung
Bei schwerwiegenden Mängeln kann die Finanzverwaltung die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Die Schätzungsbefugnis ergibt sich aus § 162 AO.
Ein besonders häufiges Risiko besteht bei fehlerhafter Kassenführung. Der Bundesfinanzhof hat hierzu mehrfach entschieden, dass formelle Mängel eine Schätzung rechtfertigen können.
Wie sollten sich Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vorbereiten?
Eine strukturierte Vorbereitung reduziert steuerliche Risiken erheblich. Wichtige Maßnahmen sind:
1. Ordnungsgemäße Buchführung sicherstellen
Die Buchführung muss den Anforderungen der §§ 238 ff. HGB sowie den steuerlichen Vorschriften entsprechen.
2. GoBD-Konformität prüfen
Insbesondere elektronische Systeme sollten regelmäßig überprüft werden.
3. Verfahrensdokumentation erstellen
Die GoBD verlangen eine nachvollziehbare Beschreibung der Buchführungsprozesse.
4. Steuerliche Sachverhalte dokumentieren
Beispielsweise bei:
Bewirtungskosten
Reisekosten
innergemeinschaftlichen Lieferungen
5. Frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater
Eine Vorprüfung kann mögliche Schwachstellen identifizieren.
Fazit
Steuerliche Prüfungen sind ein fester Bestandteil des deutschen Steuersystems. Für Unternehmer ist es entscheidend, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und ihre steuerlichen Prozesse entsprechend auszurichten.
Eine ordnungsgemäße Buchführung, eine GoBD-konforme IT-Struktur sowie eine umfassende Dokumentation sind die wichtigsten Faktoren, um steuerliche Risiken bei Betriebsprüfungen zu vermeiden.
Durch eine frühzeitige Vorbereitung und professionelle Begleitung lassen sich viele Konflikte mit der Finanzverwaltung bereits im Vorfeld vermeiden.
FAQ zur Betriebsprüfung
Was ist der Unterschied zwischen Betriebsprüfung und Außenprüfung?
Die Begriffe werden im Steuerrecht synonym verwendet. Der gesetzliche Begriff in der Abgabenordnung lautet Außenprüfung (§§ 193 ff. AO).
Wie häufig findet eine Betriebsprüfung statt?
Die Häufigkeit hängt von Unternehmensgröße, Branche und steuerlichem Risiko ab. Große Unternehmen werden in der Regel häufiger geprüft als kleine Betriebe.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Die Dauer kann von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten reichen, abhängig von Unternehmensgröße und Prüfungsumfang.
Kann eine Betriebsprüfung unangekündigt erfolgen?
Die klassische Betriebsprüfung wird durch eine Prüfungsanordnung angekündigt. Bestimmte Prüfungen, wie die Kassen-Nachschau (§ 146b AO), können jedoch unangekündigt erfolgen.
Welche Unterlagen müssen bereitgestellt werden?
Alle steuerlich relevanten Unterlagen, insbesondere Buchführung, Rechnungen, Verträge sowie elektronische Aufzeichnungen gemäß § 147 AO.
Was passiert nach Abschluss der Prüfung?
Nach der Schlussbesprechung erstellt das Finanzamt einen Prüfungsbericht. Etwaige Änderungen werden anschließend durch geänderte Steuerbescheide umgesetzt.
Kann man sich gegen Ergebnisse einer Betriebsprüfung wehren?
Ja. Gegen geänderte Steuerbescheide kann Einspruch eingelegt werden.
Was passiert bei schwerwiegenden Verstößen?
In gravierenden Fällen kann ein steuerstrafrechtliches Verfahren eingeleitet werden, etwa wegen Steuerhinterziehung.
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